TAX

TECHNOLOGY & TRANSFORMATION


EY’s Tax Decision­Manager

Digitalisierung und Automatisierung haben Einzug in die Steuer­abteilungen gehalten. Neu in den Fokus gerät die ertragsteuerliche Beurteilung operativer Geschäftsvorfälle an der Quelle.

Wie kann sichergestellt werden, dass die Marketingabteilung die quellensteuerlich relevante Verwertung von Agenturfotos erkennt und die notwendigen Informationen im ERP-System hinterlegt? Oder der Vertrieb den Aufwand für das letzte Geschäftsessen auf Abzugsfähigkeit hin prüft? Einen Schritt in die richtige Richtung gehen Unternehmen, indem sie die Steuerabteilung nicht sich selbst überlassen, sondern die Steuerfindung bereits bei der Entstehung im operativen Geschäft verankern. Hat also bisher der Steuerreferent die steuerliche Beurteilung der Agenturfotos am Ende des Prozesses auf Basis der Daten im System vorgenommen, so könnte dieser Schritt zielgerichtet durch Mitarbeiter in der Marketingabteilung erfolgen. Allerdings kann nicht jeder Mitarbeiter ein Steuerexperte sein. Noch schwieriger wird es, wenn ein ausländisches Shared Service Center (SSC) involviert ist. Zur fehlenden fachlichen Expertise kommen hier sprachliche Barrieren und oft eine hohe Fluktuation hinzu.

Wie kann die Lösung aussehen?

Um eine erste Einschätzung über steuerliche Sachverhalte vorzunehmen, können die Fachabteilungen Schulungen, Richtlinien, Workflows oder IT-Tools erhalten. Schulungen oder Richtlinien finden schnell ihre Grenzen, wenn der Aufwand für individuell zugeschnittene und regelmäßige Wissensvermittlung oder die personelle Fluktuation im Shared Service Center zu hoch sind. Workflows bieten nicht immer die notwendige Flexibilität. Besser geeignet sind IT-gestützte Tools zur Steuerfindung – wie EY’s Tax Decision Manager Web (TDM Web). Sie ermöglichen eine frühzeitige steuerliche Beurteilung von Sachverhalten durch Mitarbeiter ohne steuerliches Fachwissen. Dabei bleiben sie flexibel und erlauben es, individuell angepasste und leicht aktualisierbare Entscheidungshilfen in verschiedenen Sprachen für die steuerlichen Regelungen in verschiedenen Ländern anzubieten.

Vielfältige Fragestellungen – eine Lösung

  • Mitarbeiter im Einkauf können schnell beurteilen, ob die Leasingraten für die neue Maschine als laufender Aufwand abzugsfähig sind oder ob diese aufgrund der Vertragsgestaltung im eigenen Unternehmen zu bilanzieren ist.


  • Projektteams können selbstständig herausfinden, ob der geplante, grenzüberschreitende Einsatz eine ausländische Betriebsstätte begründet.


  • Sowohl die HR-Abteilung als auch der Vertrieb können besser beurteilen, ob Geschenke an Mitarbeiter oder Geschäftsfreunde der pauschalierten Lohnsteuer unterliegen (§37b EStG).


  • Die Buchhaltung kann Grenzfälle, wie die gewerbesteuerliche Behandlung von Aufwendungen für Mietcontainer oder Parkplatzkontingente, bereits bei Rechnungseingang qualifizieren (§8 GewSt).

Einsatz in der Praxis

Losgelöst vom verwendeten ERP-System kann das TDM Web über einen webbrowserbasierten Zugriff zum Einsatz kommen. Einfach formulierte Fragen, Antwortmöglichkeiten, Erläuterungen und Hilfetexte bieten eine anwenderorientierte Steuerfindung im laufenden Geschäftsprozess. So kann sowohl der Mitarbeiter in der Marketingabteilung als auch die Kollegin im SSC herausfinden, ob die verwendeten Bilder Quellensteuer auslösen. Oder der Vertrieb kann prüfen, inwiefern das Geschäftsessen abziehbar ist. Die Vorteile gegenüber konventionellen Hilfsmitteln sind insbesondere eine schnellere und zielsichere Entscheidungsfindung, die direkte Bereitstellung benötigter Informationen und die Möglichkeit, den Prozess in einem PDF zu dokumentieren. Ob Marketing, Einkauf oder ­Accounting, das TDM Web bietet bedarfsgerechte und individuelle Einsatzmöglichkeiten.

Fazit:

Tools wie das TDM Web schaffen die Grundlage für eine sichere Identifikation und steuerliche Beurteilung laufender Geschäftsvorfälle außerhalb der Steuerabteilung. Die Ertragsteuerfindung an der Quelle stellt einen zentralen Baustein im Fundament der Digitalisierung und Automatisierung der Steuerfunktion dar.

Steuerfindung in
bestehenden Prozessen

Ansprechpartner