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Home, sweet Office

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Home sweet Office

Das Arbeiten von zu Hause nimmt zu. Doch es gibt eine Reihe von Fallstricken, die zu beachten sind.

Das Arbeiten von daheim gewinnt immer mehr an Bedeutung und ist in vielen Unternehmen bereits gängige Praxis. Fast jedes zweite Unternehmen erlaubt inzwischen gelegentliche bis regelmäßige Tätigkeiten von zu Hause aus, so eine Bitkom-Studie. Bislang sind allerdings die Rahmenbedingungen für die Home-Office-Arbeit hierzulande gesetzlich nicht geregelt. Arbeitnehmer haben auch keinen gesetzlichen Anspruch darauf. Zwar will die Regierungskoalition einen rechtlichen Rahmen schaffen, um mobiles Arbeiten – und damit vor allem Home-Office – zu fördern. Doch noch ist offen, wie ein solches Gesetz konkret aussehen und wie es mit den zwangsläufig zu regelnden rechtlichen Fragen umgehen wird. Aber auch ohne Home-Office-Gesetz gibt es eine Reihe von Regeln und Fallstricken, die vor allem der Arbeitgeber beachten muss.

Arbeitsschutz

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber seinen Beschäftigten „kalenderwerktäglich einen sicheren und funktionsfähigen“ Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Dies gilt auch für das Home-Office und betrifft den Arbeits- wie Gesundheitsschutz. Das Haftungsrisiko für einen nicht sicheren Arbeitsplatz trägt prinzipiell der Arbeitgeber. Er ist zudem zur Gefährdungsbeurteilung verpflichtet. Allerdings lässt sich die sichere und permanente Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben in der Praxis kaum realisieren, zumal die Privatsphäre und der grundrechtliche Schutz der Wohnung zu respektieren sind. Der Arbeitgeber sollte sich gleichwohl Kontrollen nach angemessener Ankündigung vorbehalten. Je höher die Kontrolldichte, desto größer ist die Chance, dass sich der Arbeitgeber bei einem Unfall entlasten kann.

Kostenerstattung

Da vom Grundsatz her der Arbeitgeber den (voll funktionsfähigen) Arbeitsplatz einzurichten hat, kann ein Beschäftigter prinzipiell verlangen, dass sich sein Arbeitgeber zumindest an den Kosten des Home-Office-Arbeitsplatzes beteiligt. Regelt man hierzu nichts, kann Streit entstehen. Theoretisch kann es um Kosten für Schreibtisch, Stuhl, Drucker, Lampen, Jalousien, Internet, Telefon, Strom, ja sogar einen Teil der Miete gehen. Arbeitgeber sollten sich hier vor allzu ausufernden Forderungen schützen. Auch ist es in der Praxis ohnehin schwer handhabbar, Kosten fortlaufend konkret gegen Nachweis zu erstatten. Deshalb bietet sich eine monatliche Pauschale an, die prinzipiell sämtliche Kosten abdecken soll – ggf. mit Härtefallklausel für höhere Kosten gegen Nachweis. Eine solche Pauschale mag zwar steuerrechtlich nicht optimal sein, ist aber praxistauglicher.

Zeitkontrolle

Zur Einhaltung der Arbeitszeit sollte der Mitarbeiter verpflichtet werden, diese auf geeignetem Wege zu dokumentieren und zu übermitteln. Die Zeiten lassen sich (von Sonn- und Feiertagsruhe sowie Ruhezeiten abgesehen) relativ frei vereinbaren. Sowohl ein fester Rahmen als auch eine flexible Einteilung durch den Arbeitnehmer sind möglich. Sinnvoll könnte eine Kernarbeitszeit sein, in welcher der Beschäftigte auf jeden Fall erreichbar sein muss. Eine reine Vertrauensarbeitszeit ohne jede Kontrolle oder Zeiterfassung wird wohl nach der jüngsten Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes (vom 14. Mai 2019, C 55/18) nicht mehr ausreichend sein.

Datenschutz

Ebenso trägt ein Unternehmen letztlich die Verantwortung dafür, dass seine Arbeitnehmer sich an die Datenschutzregeln halten und angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen. Deshalb sollte es Vorgaben gegen den unbefugten Zugriff Dritter auf Systeme, Unterlagen, Daten des Arbeitgebers, seiner Kunden und Geschäftspartner geben. Dazu zählen beispielsweise ein abschließbarer und bei Verlassen zu verriegelnder Raum, Datentransfer und Zugang zum Internet nur via VPN und Security Token, keine Verwendung von privaten USB-Sticks.

Home-Office und mobiles Arbeiten werden häufig synonym verwendet. Allerdings umfasst mobiles Arbeiten eine Tätigkeit von unterschiedlichsten Orten wie Zug oder Flugzeug, Café, Park oder zu Hause. In diesem Beitrag geht es allein um praktische und rechtliche Aspekte des Home-Office.

Was tun mit Low Performern?

Schließlich stellt sich die Frage, wie ein Unternehmen mit Mitarbeitern umgeht, die im Home-Office keine angemessene Leistung erbringen oder deren Heimarbeitsplatz nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt. Hier kommt es entscheidend darauf an, wie die jeweiligen Regeln in der Home-Office-Vereinbarung oder im Arbeitsvertrag ausgestaltet sind. Wer einem Mitarbeiter einschränkungslos das Arbeiten daheim gestattet, kann es schwer haben, diese Möglichkeit wieder zurückzunehmen. Dies gilt umso mehr, als sogenannte Teilkündigungen für einzelne Bestandteile des Arbeitsverhältnisses regelmäßig unzulässig sind. Ob ein einseitiges Vorgehen gestützt auf eine arbeitsvertragliche Versetzungsklausel oder gar nur auf das Direktionsrecht des Arbeitgebers möglich ist, hängt vom Einzelfall ab und ist unsicher. Daneben sollte auch immer an eine etwaige Beteiligung des Betriebsrats nach §99 BetrVG gedacht werden.

Nicht für alle

Aus unserer Sicht empfiehlt es sich auch deshalb, nicht von vornherein konditionslos allen Mitarbeitern die Option zur Arbeit via Home-Office zu bieten. Vielmehr sollte dem Arbeitgeber die Entscheidung vorbehalten sein, ob ein bestimmter Arbeitsplatz oder Mitarbeiter überhaupt zur Arbeit im Home-Office geeignet ist. Im Zweifel wird dies dann ein Entscheidungsvorbehalt nach billigem Ermessen (§315 BGB) sein. Auch wenn der Arbeitgeber dann nicht völlig frei in seiner Entscheidung ist – er muss etwa die im Einzelfall relevanten Umstände angemessen berücksichtigen –, hat er doch einen relativ weiten Ermessensspielraum. Auch empfiehlt sich ein Widerrufsvorbehalt für den Fall schlechter Leistungen oder Nichteinhaltung der Home-Office-Vorgaben.

Formsache

In der Praxis gibt es verschiedene Wege, die oben genannten Themen zu regeln. Die Bandbreite reicht von nur rudimentären (oder überhaupt keinen) Vorgaben und Vereinbarungen bis hin zu komplexen Regularien mit Checklisten, Fotodokumentation, turnusmäßigen Kontrollen etc. Als Mittelweg kann sich eine Home-Office-Policy, ggf. als Betriebsvereinbarung, anbieten, welche den Arbeitnehmer in die Pflicht nimmt und dementsprechend auch die Kontrolldichte durch den Arbeitgeber auf ein praktisch handhabbares Maß begrenzt. Prinzipiell sollte die Arbeit im Home-Office auf eine bestimmte Wohnung in Deutschland beschränkt werden. Arbeiten vom Ausland aus kann insbesondere mit steuerrechtlichen Implikationen verbunden sein, die bis zum Entstehen einer Betriebsstätte in dem betreffenden Land reichen (siehe Top-Story im Tax & Law Magazine Q2/2019). Volle Rechtssicherheit gibt es beim Thema Home-Office aber nicht, am Ende bleibt es somit immer auch ein Stück weit Vertrauenssache.

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