Steuerinstru­ment Internes Berichtswesen


Warum die Schaffung von Ergebnistransparenz notwendig ist

Zu wenige Chefärzte und Chefärztinnen in deutschen Krankenhäusern haben Kenntnisse über die Daten zur Personalkosten- und Ergebnisentwicklung ihrer Abteilung bzw. in ihrem Haus. Diese Intransparenz am Ort der Leistungserbringung ist insbesondere vor dem Hintergrund der wirtschaftlich angespannten Situation der Krankenhäuser problematisch.

Die Notwendigkeit, Chefärztinnen und Chefärzten steuerungsrelevante Informationen regelmäßig zur Verfügung zu stellen, ist in den letzten Jahren aufgrund des Wirtschaftlichkeitsdrucks sowie aufgrund von gesetzlichen Änderungen wie beispielsweise dem Pflegepersonalstärkungsgesetz konsequent gestiegen.


Dabei soll das Berichtswesen die Berichtsempfänger in die Lage versetzen, Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen und laufend einen Überblick über das Tagesgeschäft zu bewahren, um Ursachen-Wirkungs-Zusammenhänge zu erkennen. Denn nur wenn eine regelmäßige Transparenz (z. B. in Form von Leistungsentwicklungen, Belegungsstatistiken, Personaleinsatzplänen, Personal-und Materialkostenentwicklungen) vorhanden ist, haben Führungskräfte die Möglichkeit, proaktiv zu steuern, um die festgelegten Abteilungs- bzw. Gesamtziele zu erreichen und die vereinbarten Budgets einzuhalten. Eine retrospektive und unregelmäßige Betrachtung, wie sie derzeit noch in vielen Krankenhäusern vorzufinden ist, macht dies nicht möglich.


Die Berichte sollten standardisiert und empfängerorientiert konzipiert werden. Entsprechend sollten Chefärzte und Chefärztinnen in die Definition steuerungsrelevanter Kennzahlen und in die Gestaltung eingebunden werden, sodass das Berichtswesen für sie verständlich und nachvollziehbar ist. Des Weiteren sollte stets eine verlässliche Datenqualität gewährleistet sein, um Inkonsistenzen zu vermeiden und das Vertrauen der Empfänger in die Zahlen zu stärken. Auch die Definition von klaren Zielen bzw. Sollgrößen etwa für einzelne Leistungs- und Personalkennzahlen auf Fachabteilungsebene sollte im Rahmen der Wirtschaftsplanung zusammen mit Chefärztinnen und ­ärzten und ggf. den leitenden Oberärztinnen und ­ärzten sowie mit den Stationsleitungen je Abteilung erfolgen (Bottom-up-Ansatz). Die Zielgrößen sind neben den Vorjahreswerten und einem Soll-Ist-Vergleich, der zur Überprüfung der Zielwerte und als zentrales Steuerungsinstrument dient, im Berichtswesen darzustellen.


Die Istzahlen sowie der Soll-Ist-Vergleich sollten im Rahmen von regelmäßigen monatlichen Abstimmungsrunden mit den Chefärzten und ­ärztinnen besprochen werden, um bei negativer Entwicklung Abweichungsursachen klären und frühzeitig Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Zudem kann eine variable Vergütung als Anreiz zur Erreichung der Zielgrößen dienen. Dabei sind bei der Auswahl von Kennzahlen die Empfehlungen der Deutschen Krankenhausgesellschaft gem. § 136a SGB V zu leistungsbezogenen Zielvereinbarungen zu berücksichtigen.

Fazit:
Ein internes Berichtswesen sollte eine umfassende Schaffung von Ergebnistransparenz auf Fachabteilungsebene zum Ziel haben und eine ganzheitliche Steuerung und Kontrolle des Unternehmensgeschehens ermöglichen. Chefärztinnen und ­ärzte sollten dabei aktiv in den Prozess der Berichterstellung eingebunden werden – sowohl bei der Definition von Kennzahlen und Sollgrößen als auch bei deren unterjähriger Kontrolle. Eine Verknüpfung entsprechender Kennzahlen mit den variablen Vergütungsbestandteilen von medizinischen Führungskräften unterstützt hierbei maßgeblich die Erreichung der Abteilungs- bzw. Gesamtunternehmensziele.


Quellen:

  • zeb.rolfes.schierenbeck.associates GmbH (2017/18), Studienergebnisse zum aktuellen Stand und zu Entwicklungstendenzen des Controllings in deutschen Krankenhäusern, Fokusthema: Personalcontrolling.
  • Waniczek, Mirko (2002), Berichtswesen optimieren: So steigern Sie die Effizienz in Reporting und Controlling

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